Як отримати документи з-за кордону: від подання заяви до отримання в Україні

Нещодавно було опубліковано інформацію про те, хто має право витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану з іноземних держав: https://cnap.ns-gromada.gov.ua/news/362365-vitrebuvannia-dokumentiv-z-za-kordonu-shho-potribno-znati

Тепер детальніше зупинимося на основних етапах процедури — від подання звернення до отримання документа в Україні.

Етап 1. Подання звернення

Заявник звертається до органу державної реєстрації актів цивільного стану та подає документи, які підтверджують його право на отримання відповідного документа.

Як правило, необхідно пред’явити документ, що посвідчує особу. У разі потреби також подаються документи, які підтверджують родинні зв’язки, повноваження представника або інші підстави для отримання документа.

Етап 2. Заповнення анкети

Витребування документів здійснюється на підставі анкети, форма якої затверджена додатком до Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру.

Анкета складається у трьох примірниках: два направляються за призначенням, один залишається у відділі ДРАЦС.

У ній зазначаються:

•  відомості про заявника;
•  дані особи, щодо якої витребовується документ;
•  інформація про актовий запис (дата, місце та орган реєстрації).

Чим точніше вказані вихідні дані, тим більше шансів на швидке виконання запиту.

Етап 3. Оформлення офіційного прохання

На підставі поданих документів український компетентний орган оформлює офіційне прохання до компетентного органу іноземної держави.

Таке прохання має відповідати вимогам міжнародного договору або чинного порядку міжнародного співробітництва.

Етап 4. Направлення запиту

Запит надсилається до компетентного органу іноземної держави у спосіб, визначений міжнародним договором або через дипломатичні канали за участю Міністерства закордонних справ України.

Етап 5. Виконання запиту

Компетентний орган іноземної держави проводить пошук відповідного актового запису та, за наявності правових підстав, оформлює необхідний документ.

Якщо виконати запит неможливо, іноземний орган повідомляє про причини відмови або неможливості його виконання.

Найпоширенішими причинами затримок є:

•  відсутність точних відомостей про дату або місце реєстрації;
•  зміна прізвища, імені чи інших персональних даних;
•  зміна адміністративно-територіального устрою;
•  передача архівних фондів між установами;
•  відсутність актового запису;
•  необхідність перекладу документів;
•  тривалий строк міжнародного листування.

Етап 6. Отримання документа

Після надходження документа в Україну він видається заявнику або використовується відповідним органом у межах процедури, для якої був витребуваний.

Одеське міжрегіональне управління Міністерства юстиції України