Легалізація чи Апостиль: у чому різниця?

1. Чи проставляють апостиль в українських посольствах та консульствах?

Ні, закордонні дипломатичні установи України не мають права ставити апостиль.

2. Де в Україні можна поставити апостиль?

Залежить від типу документа:

•  Міністерство юстиції - свідоцтва про народження/шлюб/розлучення/смерть/зміну імені, судові документи, нотаріальні довіреності, заяви, архівні витяги.
•  Міністерство освіти — дипломи, атестати, інші документи про освіту.
•  Міністерство внутрішніх справ — довідки про несудимість тощо.
•  Державна податкова служба — довідки про податкове резидентство, доходи.
•  Міністерство закордонних справ — всі інші документи.

3. Що мені робити, якщо я перебуваю за закордоном, а від мене вимагають, щоб мій документ (наприклад свідоцтво про народження) був апостильований?

У вас є декілька варіантів вирішення ситуації:

1) проставлення апостилю на документах ДРАЦС (свідоцтва про шлюб, народження, смерть, і т.д.) за письмовим зверненням, направленим поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України або територіального органу Міністерства юстиції України. Деталі - на веб сторінці Мін’юсту;

2) відправити оригінали документів рідній чи знайомій людині в Україні щоб вона проставила апостиль на них (подати заяву на проставлення апостилю на документі може будь яка особа).

3) оформити в посольстві чи консульстві довіреність на рідну чи знайому людину в Україні для отримання повторних документів для Вас. Потім вона поставить апостиль на повторно виданих документах. Деталі - на сайті посольства чи консульства, до якого плануєте подати документи, в розділі «Консульські питання»;

4) або звернутися до посольства чи консульства з проханням витребувати необхідний вам документ (дублікат такого документа) з печаткою «Апостиль». Деталі - на сайті посольства чи консульства, до якого плануєте подати документи, в розділі «Консульські питання».

4. Чи є різниця між апостилем та легалізацією документів?

Обидва штампи - це засвідчення справжності документа. Однак:

•  «Апостиль» діє в країнах, що підписали Конвенцію від 1961 року, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (понад 129 країн, серед них США, Канада, Туреччина, більшість країн Європи).
•  Якщо ви проживаєте в країні, яка не підписувала цю Конвенцію, вам потрібно легалізувати ваші документи. Деталі процедури для вашої країни - на сайті посольства/консульства в розділі «Консульські питання».

5. Якщо в посольстві чи консульстві України від мене вимагають документ з апостилем, куди мені звертатися?

Є просте правило - для використання іноземного документа в Україні на ньому має бути:

•  апостиль (якщо країна підписала Гаазьку конвенцію);
•  або легалізація (якщо ні).

Кожна країна сама визначає свій орган, який ставить апостиль чи легалізує документи. Відразу поцікавтеся у посольстві чи консульстві України – вам обов’язково підкажуть.

Важливо! Є також низка країн, з якими Україна має двосторонні угоди, відповідно до яких документ є дійсним без апостилю чи легалізації, за умови надання його засвідченого перекладу українською мовою (Болгарія, Грузія, Естонія, Латвія, Литва, Монголія, Північна Македонія, Польща, Румунія, Узбекистан, Чехія тощо).

Роз’яснення Мін'юсту щодо застосування двосторонніх договорів https://www.kmu.gov.ua/.../miniust-informuie-pro...

Роз’яснення Мін’юсту щодо проставлення апостилю на документах ДРАЦС https://minjust.gov.ua/.../yak-prostaviti-apostil-u-razi...

Департамент консульської служби МЗС України