Стаж без втрат: кому необхідно оцифрувати трудову книжку

10 червня 2026 року завершується п’ятирічний період, що був визначений для оцифрування трудових книжок і переведення даних про періоди трудової діяльності громадян України в електронний вигляд. Однак, і роботодавці і наймані працівники зможуть без жодних проблем подавати до Пенсійного фонду України документи про періоди роботи та стаж на оцифрування і після цієї дати.

Електронний облік трудової діяльності надає громадянам можливість:

•  надійно зберегти свій страховий стаж та перевірити його у будь-який час;
•  мінімізувати ризик втрати або пошкодження трудових даних, які містяться у паперових документах;
•  у перспективі — оформити пенсію без особистого звернення до установ Пенсійного фонду України.

Як не втратити стаж

До 01.01.2004 трудовий стаж підтверджується записами в паперовій трудовій книжці.

Після 01.01.2004 стаж обчислюється автоматично — за даними реєстру застрахованих осіб.

Законодавством передбачено, що Пенсійний фонд України вносить до реєстру відсутні відомості про трудову діяльність на підставі оцифрованих паперових трудових книжок або інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання чи архівними установами.

Отже, особам, які мають стаж роботи до 2004 року, необхідно обов'язково оцифрувати ці періоди, аби їх було враховано для призначення пенсії в майбутньому.

Чи треба оцифровувати трудову, якщо пенсію вже призначено

Пенсіонерам, які не працюють, оцифровувати трудові книжки не потрібно, оскільки відомості про їхню трудову діяльність уже перебувають у розпорядженні Пенсійного фонду України і зберігаються у складі їхніх пенсійних справ.

Крім того, перерахунок пенсії працюючим пенсіонерам здійснюється автоматично кожні два роки, а необхідні відомості про страховий стаж надходять до реєстрів Пенсійного фонду України без участі людини.

Чи є ризики для стажу у разі несвоєчасного оцифрування документів

Нагадуємо! Законодавством встановлено строк для оцифрування трудових книжок — до 10 червня 2026 року. Водночас, якщо трудову книжку не буде оцифровано до цієї дати, страховий стаж не втрачається. Паперова трудова книжка й надалі залишатиметься чинним документом для підтвердження стажу.

Оцифрувати трудову книжку може сам працівник або роботодавець.

 Як самостійно завантажити скан-копію трудової книжки для оцифрування, дивіться за посиланням  https://t1p.de/8933s або у відеоінструкції  https://t1p.de/fjrs9.

Що потрібно знати про оцифрування трудової книжки — https://t1p.de/eh8qz.

Про це в ефірі Суспільного мовлення (телеканал Перший) розповів Олександр Малецький, заступник Голови правління Пенсійного фонду України з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації.

Чому визначено терміни оцифрування трудових книжок саме 10 червня та чи існує відповідальність за неподання таких даних? - дивіться у відео: https://youtu.be/D3zuFHy2Juk?si=sNq6aXOws65dJvNs

Асоціація платників податків України